בין אם תרצו בכך ובין אם לא, אין שום סוג של פעילות אפשרית ללא בקשות לסיוע וסיוע. כשאתה עובד בחברה קטנה או גדולה, אתה וודאי מתקשר עם מנהלים ועובדים רבים של ארגונים אחרים, עמיתים שלך או מעסיקים, שותפים ולקוחות. במקביל, ניהלו התכתבויות עסקיות ואישיות, לרוב באמצעות דואר אלקטרוני.
כמובן, מכתב בקשה נכתב רק כאשר יש סיבה טובה לכך: אתם זקוקים למידע, מסמכים, עזרה מהותית, כל פעולה. לכן הטקסט שלו צריך להיות מתאים. הוא מחויב להעביר בצורה ברורה את מהות הבעיה ואיך לפתור אותה, משאלה או דרישה. לא מקובל לזרוק רגשות במכתבים כאלה, יש לרסן אותם, גם אם האדם הקרוב אליך קורא את זה, שלא לדבר על התכתבויות עסקיות. זה מגוחך, אבל רוב הכתבים שלא למדו את כללי הנימוס בפעם אחת עושים את הטעות הזו וכותבים בטקסטים: "מקומם! אנו דורשים! בהחלט! " לכן, לעיתים קרובות מכתב בקשה סופר-רגשני כזה אינו זוכה לתגובה הצפויה, אלא פשוט מתעלמים על ידי האדם שקיבל אותה.
כדי למנוע זאת, לפני שתתחיל לכתוב, שאל את שאלות המפתח: "מדוע אתה צריך לעשות זאת?", "איזו תוצאה אתה צריך להשיג?" לאחר מכן יהיה קל יותר לנסח את הביטוי הראשי, למשל: "אני מבקש מכם לממן את הפרויקט …", "אני סומך על השתתפותך …" מכתב בקשה אחד עשוי להכיל מספר בקשות או הצעות בבת אחת, ואז המילים המתאימות, כמו: "יחד עם אנו מקווים שכן … ", " יחד עם זה … ", " במקביל אנו מבקשים עזרה ב … ".
בשום מקרה אינך יכול להתעלם מכללי הנימוס היסודי, לכן, ללא קשר לשאלה אם מדובר במכתב אישי או עסקי, יש לציין כראוי את הבקשה. ולא משנה כמה אתה אוהב או לא אוהב את המקבל שלו, זכור שמה שאתה כותב בעט (במקלדת) לא ניתן לכרות עם גרזן. בנוסף, כל הודעה יכולה לקרוא לא רק על ידי הנמען, אלא גם על ידי עמיתיו, קרובי משפחתו, חבריו. מדוע להציב את עצמך ואחרים במצב מסורבל?
בכללי הצורה הטובה, כמו גם בכללי ההתכתבויות העסקיות, חשוב מאוד להיות מסוגל לברך את בן השיח. אפילו עובד כמוכר בדוכן, זה לא מקובל להשאיר מישהו בלי אלמנט חשוב זה באכסניה, במיוחד אם אתה פונה למישהו לעזרה. לכן כל מכתב בקשה צריך להתחיל בברכה תמציתית ומכבדת ולהסתיים במשאלה טובה ובשלום מנומס, לאחר קריאה אשר הנמען, גם אם הוא לא מכיר אותך באופן אישי, יבין שהוא לא מתמודד עם אדם היסטרי, אלא עם אדם ששולט בעצמו.
בואו נדמיין בקצרה כיצד מכתב הבקשה אמור להראות מבנית? דוגמא: ברכה, תיאור קצר של המצב, מהות השאלה והעתירה, הבעת תקווה לעזרה, פרידה מנומסת.
בחיינו, כל יום, באמצעות מעשיכם ומעשיכם, אתם מייצרים לעצמכם מוניטין מרצון או שלא מרצון. המכתבים שאתה כותב הם מרכיב חשוב מאוד בתהליך חיים זה.
