כל עובד מקבל בזהירות את רשימת הדרישות ואת האחריות המוטלת עליו לפני שהוא מקבל את הזמנת המעביד. מכיוון שהחברה המודרנית ואורח החיים דורשים קבלת החלטות מהירה בברק מכל אדם, איש אינו מתעמק במיוחד במטרה של מושג כזה כמו אחריות תפקודית. רשימת התפקידים שלהם מסייעת להעמיק בהיקף עבודתם, כמו גם בגישה משמעותית יותר ליישום המשימות.
הטבה למעביד
כל מנהל, שמעסיק עובד אחר, מצפה ממנו כשירות, יוזמה ואחריות. אבל אנשים רבים לא ממש מבינים מה נדרש מהם. כך, למשל, חובותיו התפקודיות של משווק, שיוצגו בצורה של מסמך רשמי, יסייעו לעובד חדש להיכנס במהירות לעניינים ולנווט בצורה חופשית יותר מה מצופה ממנו. עבור המנהיג זה הפיתרון לבעיות רבות הקשורות לפגישות מתמדות עם העובד שזה עתה הגיע ולהסביר לו מה עליו כבר לדעת. כמו כן, תיאורי תפקידים יכולים להוות אמצעי לפיקוח על עבודת הכפופים להם.
הטבות עובדים
במהלך התדריך הראשוני נאמר לכל מומחה שעליו לדעת בבירור את תחומי האחריות שלו ולממש אותן באחריות. אבל, למרבה הצער, לעתים רחוקות מישהו מסביר מדוע זה הכרחי. לפיכך, הם מתחילים להתייחס לזה באופן רשמי וזלזול. במקרה שהעובד מכיר היטב את האחריות התפקודית שלו, הוא לא רק קל יותר לנווט בסביבת העבודה, אלא גם מציל את עצמו מהעבודה הנוספת שהבוסים מנסים להקצות לו. מומחה כזה יודע היטב על מה משלמים לו ואילו משימות ידרשו תגמול נוסף.
כללי אוסף
האחריות התפקודית חייבת להיות רשומה ואושרה על ידי הנהלת החברה. כאשר מתארים אותם, יש צורך להימנע ממושגים מורכבים שידרשו הסבר נוסף, כמו גם ביטויים שניתן לפרש בשני אופנים. האחריות התפקודית של מנהל מסחרי, למשל, לא צריכה להצביע על עליונותו על עובדים אחרים. בעת ההעסקה יש להכיר כל עובד בחובותיו ולתת הסכמה בכתב לביצועו. במקרים בהם העובד אינו ממלא את חובותיו התפקודיות, יש למעסיק את הזכות להטיל קנס או לפטר את העובד על פי המאמר על חוסר התאמה של העובד עם תפקידו.
לפיכך, חובות פונקציונליות רשומות של עובד הן מגביל לפעילות והן כלי ניהול ובקרה. כאשר משתמשים בו נכון, ניתן יהיה להגדיל את יעילות העבודה, כמו גם להגן על המעביד וגם על העובד מפני השפעת הגורם האנושי על העבודה.
