כיצד לתכנן אירוע: מדגם

אירוע פירושו מפגש המתוכנן ונערך בהשתתפות קבוצת אנשים: חג, מפגש עסקי, אירוע ספורט, מסיבת ילדים, קמפיין פרסום וכו '. מכיוון שהאירוע לרוב משתתף על ידי מספר גדול של משתתפים, חשוב ביותר לדאוג לביטחונם של כל המוזמנים, כמו גם שהם היו נוחים, איש לא משועמם, לא היו תלונות על התפריט, הופעת האמנים, עיצוב חדר הישיבות וכו '. בכדי להימנע מהפתעות לא נעימות, עליכם להיזהר אבל להכין.

הכנת אירוע מתחילה בתכנון. עדיף לדאוג כיצד לתכנן את האירוע מראש. ככל שנשאר זמן רב יותר עד למועד משמעותי, כך יש יותר הזדמנויות לחשוב על הדברים, לשקול, להימנע מטעויות ומשוב שלילי מהמשתתפים. התוכניות נעשות בהתאם לפרטי האירוע, אך יש המלצות כלליות לתכנון.

מה לתכנן

קודם כל, המטרה. שום אירוע לא נערך ככה. קברניטי החברה רוצים להגיע לתוצאות מסוימות: גיבוש תרבות ארגונית, קידום סחורות בשוק, הרחבת פלטפורמות לעסקים, עצרת עובדים, חגיגת יום השנה (הכרה רשמית בזכותו בחברה) וכו ', העיקר שהמטרה צריכה להיות קונקרטית, מנוסחת בבירור וניתנת להשגה.. יחד עם המטרה נקבע גם סוג האירוע (מזנון, פיקניק, חופשה בפארק המים וכו ').

השלב הבא בתכנון הוא התקציב. לא משנה כמה מארגן ינסה, לא ניתן יהיה לממש את כל הרעיונות היצירתיים אם התקציב לא יאפשר זאת. לכן, לפני שמחליטים כיצד לערוך תוכנית פעולה, אתה צריך להחליט על הכספים.

הפריטים הבאים נחשבים:

• מספר ומגדר האורחים (הכרחי להכנת התפריט, בחירת המשקאות);

• מקום האירוע;

• תכנון וציוד טכני;

• הובלה (אם האירוע איננו);

• צילום תמונות ווידיאו;

• הזמנת המארח, אמנים;

• פרסים ומתנות;

• סיקור תקשורתי של האירוע (במידת הצורך).

שאלונים

לאחר בירור הנושאים שלעיל תוכלו להתחיל להרכיב שאלונים עבור המוזמנים. כך שיהיה קל יותר לקחת בחשבון את רצונם של האורחים. על פי תוצאות הסקר יתכן שתצטרך לבצע התאמות לתוכנית ולהעריך. אנו מציעים רשימה משוערת של שאלות:

1. האם אתם מתכננים להשתתף באירוע?

2. אם אינכם מתכננים להשתתף באירוע, אז מאיזו סיבה?

3. איך גילית על האירוע?

4. כיצד הייתה ההרשמה להשתתפות באירוע (פשוט מאוד, פשוט, ללא שום בעיות, עם קשיים קלים, קשיים כלשהם)?

5. יש לך משאלות בתפריט?

6. מי ישלם עבור השתתפותך באירוע?

7. באילו נושאים, שאלות דיון אתה מתעניין?

8. יש לך שאלות לגבי האירוע, אילו?

9. יש לך שאלות למארח האירוע, אילו מהן?

10. איך תרצה לקבל מידע על האירוע (כתובת, אימייל, טלפון)?

11. אחר

השאלות מותאמות בהתאם לסוג האירוע ותוכנו. העיקר הוא לערוך שאלון כך שהמארגן יקבל את כל התשובות בהן הוא מעוניין. זה יעזור לקבוע כיצד לערוך תוכנית פעולה, כדי למנוע כל מיני אי הבנות. אז שותפים עסקיים מוסלמים במהלך המשתה לא יגעו בשר חזיר (מה שאומר שהתפריט צריך לכלול מנות מעוף, הודו), והבדיחות של מסיבת התאגידים המובילות עשויות להראות לאנשים מסוימים לא מצחיקים. כמובן שהסקר צריך להיות אנונימי.

לאחר איסוף המידע העובד ממשיך ישירות להכנת התוכנית.

כיצד לתכנן אירוע: דוגמא

טופס התוכנית מפותח בהתאם ל- GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ומינהלי. דרישות לניירת. " באופן מסורתי, התוכנית מפרטת את סוגי העבודות להכנת האירוע ולניהולו, מועדי המועצה והאחראים. בתחילת המסמך יצוין שם הארגון וסוג המסמך לאישור, תאריך, מספר ומקום הכנת המסמך, חותמת האישור. עריכה נפרדת של מסמכים פיננסיים, דפי אישור והכרות עם המסמך. בצורה של תרשים זה נראה כך:

טבלה 1. תוכנית פעולה לדוגמא

אני מאשר --------------- --------------- (תפקיד ראש החברה) ------------------------------------- (שם מלא) (חתימה)
תוכנית פעולה להכנה ולהתנהלות ------------------------------------------------------ ---- (שם אירוע)
תאריך: מיקום: מטרת האירוע:
לא	סוגי עבודה	מועדים מועדים	אחראי
1.	הקמת הוועדה המארגנת	12/15/2014	שם מלא
2.	הכנת תוכנית תרבותית	12/15/2014	שם מלא
3.	…

התוכנית עשויה לכלול גם עמודות "תוצאות" ו"הערות ".

התוכנית שנערכה נדונה עם הנהלת החברה, מאושרת ומועברת לעובדים. אנשים אחראיים מניחים את חתימותיהם על דף ההיכרות ומקבלים עותק של התוכנית. לאחר מכן, השאלה: "איך להכין תוכנית פעולה?" נחשב סגור.

ככלל, אירועים נערכים מספר פעמים בשנה, ולכן מנהל אירועים או מומחה אחר צריכים לערוך תוכנית פעולה שנתית. כיצד לערוך תוכנית פעולה לשנה?

תוכנית שנתית

לפני שתמשיך בהכנת התוכנית השנתית, עליך לנתח את פעילויות החברה בשנה האחרונה. על סמך תוצאות העבודה האנליטית נערך דוח שתוכנו יציב יעדים ל -12 החודשים הקרובים. האירועים שנערכו בשנה הקלנדרית החדשה יכוונו להשגת מטרות אלה בדיוק.

האירועים מתוכננים לפי חודש. כמה אירועים לערוך בכל חודש - החברה מחליטה. הכל תלוי ביעדים ובעיות דחופות. ניתן לראות פעילויות חד פעמיות, תקופתיות ומתמשכות. אירועים חד פעמיים כוללים, במיוחד, רכישת ציוד מחברה זרה. האירוע הנוכחי מתקיים גם הוא פעם אחת, אך אורך פרק זמן ארוך יותר. אירועים תקופתיים חוזרים על עצמם בפרק זמן ספציפי. זה יכול להיות פיתוח צוות (כנסים, ימי עיון, סמינרים מקוונים), פיתוח ויישום פרויקטים, אירועים עסקיים ועוד. כל האירועים צריכים להיות עקביים זה בזה מבחינה הגיונית ביחס לכדאיות, נושא ותזמון האירוע.

טופס תכנית שנתית

התוכנית השנתית מנוסחת בצורה של תוכנית עבודה כללית או לוח זמנים. לפעמים שתי האפשרויות מתאימות (לדוגמה, אם המופיעים עובדים בארגונים שונים). בואו נבחן סוגים אלה של תוכניות ביתר פירוט.

בתכנית השנתית הכללית מצוין המספר הסידורי, שם האירוע, המועדים, התוצאות, המנהלים ופתק. הפרק "תוצאה" מציין את תוצר פעילויות המומחים: תרשים של תהליך או מנגנון, פרויקט שהושלם, דוח, חבילת מסמכים וכו '.

טבלה 2. תוכנית העבודה לדוגמה כוללת

לא	שם האירוע		תוצאות	מועדים מועדים		מבצעים			הערות
				התחל	מסתיים	LLC	OJSC	CJSC
1.	ועידה בינלאומית		אוסף תקצירים	01/15	01/17	שם מלא	שם מלא	שם מלא	סטודנטים של אוניברסיטאות מתמחות מעורבים
2.	הצגת מגוון גבינות חדש		דווח על הצגת מגוון חדש של גבינות	16.02	02.17	שם מלא	שם מלא	שם מלא	מעורבים טכנולוגים של ארגונים
3.	…

בעת ערכת לוח זמנים, הפעילויות מצויינות לכל חודש. צומת הצומת בין שם האירוע לחודש. מסמך עשוי להיראות כך:

טבלה 3. לוח זמנים לדוגמא

לא	שם האירוע	תוצאות	מבצעים	שנת 2014			הערות
				ינואר	פברואר	מרץ
1.	ועידה בינלאומית	אוסף תקצירים	LLC OJSC CJSC
1.1.	הכנת עלון	מכתב מידע	מנהל משרד
2.	הצגת מגוון גבינות חדש	דווח על הצגת מגוון חדש של גבינות
2.1.	הכנת עלונים	פליירים	מחלקת שיווק

בנוסף לתכנית השנתית, נמצא פיתוח רציונל של אמצעים, טווחי דיווח ובקרה וכן נספחים. היישומים כוללים:

• רשומות פיננסיות;

• תוכנית תקשורת, תמיכה אחרת באירועים;

• ניתוח סיכונים.

כל התוכניות לעיל מיועדות למבוגרים. אולם מתקיימים אירועים שונים עם ילדים. דפוסי עריכת התוכניות עבור החבר'ה זהים בערך, אך יש כמה תכונות.

איך להכין תוכנית פעולה לילדים

האירוע עבור אזרחים צעירים שונה מזה של מבוגרים, בעיקר, אוריינטציה חינוכית ו (או) משפרת בריאות. האחראים הם מורים, פסיכולוגים, בדרנים, ספרנים, מדריכים במחנות בריאות ומומחים אחרים העובדים עם ילדים. הפרטים של האירוע תלויים בגיל הילדים ובמשימות שנקבעו. שקול את התכונות של תכנון אירועים בגן, בית ספר, ספרייה ומחנה בילוי.

גן ילדים

פעילויות גן הילדים הן חלק מהתכנית השנתית. מסופק עבור:

• בני נוער (תאריכים נושאיים וחג);

• חגי ספורט;

• ימים ושבועות של בריאות (כולל פעילויות שונות);

• ישיבות הורים וכו '.

לכל אחת מהפעולות הללו מתווה תוכנית או תרחיש, אשר מאושרים על ידי המנהל והסכימו עם סגניתה. ציין את שם האירוע, מטרתו, משימותיו, זמן ומקום האירוע, ציוד, מלאי, מהלך האירוע (בתסריט) והאחראים. להלן דוגמה לעיצוב תוכנית פעולה ליום הבריאות:

טבלה 4. תוכנית לדוגמא ליום הבריאות לגן

אני מאשר: ראש --------------- (שם מלא) "____" ______________ 2014
סוכם: סגן ראש OIA ------------------------------ (שם מלא) "____" ______________ 2014
תוכנית פעולה ליום הבריאות (תאריך)
זמן ומקום	שם האירוע	הקבוצה	אחראי
8.00 - 8.30 מגרש ספורט	התעמלות בוקר	כל הקבוצות	מחנכי קבוצות
10.00 -10.30 אולם ספורט	מירוצי ממסר	קבוצה בכירה	מדריך לחינוך גופני, מחנך קבוצתי
…
15.00 - 15.20 בריכה	פנאי ספורט "נפטון הגיע אלינו"	קבוצה אמצעית	מדריך שחייה, אחות, מחנכת קבוצתית
במהלך היום	דוח תמונות מיום הבריאות	כל הקבוצות	מורים לקבוצות, עוזרי מורים

תלוי בפרטי האירוע ניתן להצביע על התוצאות הצפויות (הפחתה בשכיחות התלמידים, גיבוש רעיונות על אורח חיים בריא אצל ילדים, עלייה ברמת התרבות הפדגוגית של ההורים וכו ').

התרחיש של האירוע לגיל הרך הוא משחקים, הופעות על בסיס אגדות, קסמים, אטרקציות. חשוב שהחג יהיה מעניין, מהנה, תוסס, והכי חשוב - שימושי לילדים.

בית ספר

פעילויות לתלמידים מתוכננות במהלך שנת הלימודים ובחגים. תוכניות הפעולה נערכות על ידי המורה הראשי, המורה בכיתה, המורה לחינוך גופני, המורה המארגן והפסיכולוג. התוכניות שנערכו על ידי המורים נבדקות ומאושרות על ידי המורה הראשי. המטרות והיעדים של האירוע צפויים, תוצאות צפויות, האחראים ממונים. בעת עריכת תוכניות נלקחים בחשבון גיל הילדים, תחומי העניין שלהם, בעיות בכיתה (ביצועים אקדמיים, התנהגות, מערכות יחסים בצוות וכו '), כמו גם גורמים אובייקטיביים (עונה, סוג יישוב, במיוחד שטח, אקלים וכו'). תאריכים בלתי נשכחים. בהתאם לכך מתקיימים אירועים בנושאים "אבירים ונסיכות", "היכרות עם התיאטרון המוזיקלי", "חג הקיץ", "הם נלחמו למען המולדת" ואחרים. העיקר שילדים צריכים להתעניין. התלמידים עצמם גם מעורבים בהכנת האירוע ותכנוןו. איך להכין תוכנית פעולה? המדגם מוצג בטבלה.

טבלה 5. תוכנית חופשה לדוגמא של בית הספר

אני מאשר מנהל בית הספר לא --------------------------- (שם מלא)
תכנית חינוכית לחופשת סתיו
לא	אירוע	תאריך	כיתה	זמן
1.	ביקור בתיאטרון הקומדיה המוזיקלית	10/28/2013	11	16:00
2.	מבצע לרפא ספר	10/29/2013	5-6	12.00
3.	…

ספריית ילדים

צוות הספריה דואג שילדים יקראו יותר ואוהבים ספרים. לשם כך מתקיימים ערבים ספרותיים, חידונים, מכירות פומביות וכו 'כיצד לערוך תוכנית פעולה בספריה? עבודה זו מבוצעת במספר שלבים. נושא האירוע נבחר, ייעודו ומיקוד הגיל נקבעים. בהתאם לגיל המשתתפים, נבחרים יצירות ספרותיות, מצויר תסריט.

ספרנים לא שוכחים מפרסום: פוסטרים, עלונים, הזמנות. נקודה חשובה היא הכנת חומר המחשה. האירוע עצמו מוקלט, מנותח ומקודם בתקשורת. טופס התוכנית עשוי להיות כזה:

טבלה 6. תוכנית פעולה לדוגמא בספריית הילדים

לא	טופס אירוע	שם האירוע	הקהל	תאריך
1.	תחרות	יום האהבה	תלמידי תיכון	02/14
2.	שאלה ותשובה בערב	"מי יודע עוד סיפורים?"	גני ילדים ותלמידי בית ספר יסודי	03/18
3.	…