דוגמאות לכתיבת הערות אנליטיות: מבנה המסמך

כל מסמך אנליטי הוא כלי בקטגוריית ניהול המאפשר לקבל את ההחלטה הנכונה. המסמך מציג סקירה של נושא ספציפי למחקר, עם מסקנות על התוצאה, המציין את השיטות ליישומן. מידע עשוי להיכלל בהערה על מחקרים וממצאים בעבר.

מבנה המסמך

ברמה של מעשי רגולציה, מבנה המסמך אינו מוגדר, אין דרישות מחמירות להכנתו. התפתחה תרגול מסוים בניירת, ומבדילים בין נקודות החובה הבאות:

• כותרת מסמך, כותרת;

• ביאור;

• מבוא;

• מהות הבעיה המתוארת, כלומר החלק העיקרי של המסמך;

• מסקנות ומסקנה;

• חתימת היוצר והתאריך.

בסוף המסמך, לאחר המסקנות, יכולה להיות רשימת הספרות ששימשה, דיווחים שעליהם הסתמך מחברם בעת כתיבת הפתק, ורשימת יישומים.

כותרת המסמך וכותרתו

חלק זה של המסמך נערך בקפדנות עם הסטנדרטים שאומצו בזרימת העבודה העסקית.

דוגמא לכתיבת הערות אנליטיות:

ראש חברת LLC ….

F.I.O.

(מ) ממי

ראש היחידה המבנית….

F.I.O.

הערה אנליטית

אם נקבע ברישום המסמכים כאמור על ידי זרימת המסמך הפנימית, ישודבק התאריך והמספר היוצא של השטר.

הערה או הקדמה

פסקה זו של המסמך מספקת תיאור קצר של מהות הבעיה. אם מדובר בקהילה המדעית, ניתן לציין את המטרה והשיטות העיקריות ששימשו לניתוח הנתונים. פיסקה זו בפתק עשויה לתאר את מקורות הנתונים, את הרציונל לשימושם. יש להציג את המטרה האסטרטגית, שהשגתה עוררה השראה במחבר המסמך לביצוע מחקר.

קחו למשל את הדוגמא לכתיבת הערות אנליטיות.

אם המסמך מתייחס לניהול מסמכים פנימי, הקדמה יכולה להיות בדרך כלל קצרה:

… על תוצאות המלאי של המחסן מספר …. שבוצע … תאריך …

או

… על התקדמות העבודות המתוכננות לרבעון הנוכחי על ידי המחלקה … שם …

אם אנו מדברים על מסמכים המשמשים בקהילה המדעית, או על ניתוח בעיה חמורה, ייתכן שהקדמה תיראה כך:

… תקציר: במהלך שלושת החודשים האחרונים, ניתוח הביקוש של הצרכנים למכוניות לפי הקטגוריות והמותגים שלהם בחנות … השם …

המחקר נערך באמצעות ניתוח קלאסי רב-משתני. הנתונים מסוכמים בטבלה משותפת עם הערכה של כל הגורמים בסולם של עשר נקודות. על פי תוצאות המחקר, המנהיג הבלתי מעורער זיהה … בשם הרכב …

דוגמאות לכתיבת הערות אנליטיות במחלקת המכירות של עסק:

… החברה … שם … במשך 6 חודשים, ניתוח תוצאות מחלקת המכירות. כתוצאה מכך זוהו מספר סטיות מהמדדים המתוכננים עם סיבות אפשריות להופעתן.

המדד שעבר ניתוח	התוכנית	עובדה	סטייה%	סיבה
תקבולים במזומן ממכירות, RUB
מלאי מחסן ………..

החלק העיקרי של המסמך

בחלק זה של השטר, מומלץ לדבוק במבנה מסוים:

1. תיאור הבעיה שיש לנתח.

2. שיטות בהן נעשה שימוש בניתוח.

אם המסמך כתוצאה מתברר ככלי נפח, אפשר לחבר את התוכן עם ציון מספרי העמודים, שמות של חלק מסוים במסמך.

הדגש העיקרי הוא על טכניקות ניתוח עם מסקנות ראשוניות. אם תיאוריות מסוימות הופיעו במהלך העבודה, אזי הן נשמעות במסמך. העיקר הוא שלמבנה החלק העיקרי של המסמך יש היגיון.

קחו למשל את הדוגמא לכתיבת הערות אנליטיות, תיאור מהות הבעיה.

הנהלת החברה …. יצרתי קשר עם הארגון שלנו בגלל העובדה כי בשנתיים האחרונות במחלקת המכירות חלה ירידה מתמדת ברווחים. במהלך המשא ומתן נחשף כי לא נרשמה ירידה במספר הלקוחות, נהפוך הוא, בשנתיים האחרונות מספרם גדל בכ -20%. במקביל, ההכנסות ירדו ב -30%. במהלך ניתוח פעילויות מחלקת המכירות נעשה שימוש בשיטות הבאות ……………..

החלק האחרון, מסקנות

הערה אנליטית של מיזם (דוגמאות למאמר זה) או של מדען, פוליטיקה אינה יכולה להיות ללא מסקנות. בנוסף, כזו שמכילה תחזית והמלצות לפעולות נוספות, נחשבת למסמך שנערך בצורה נכונה באמת. ובניית מסקנות והמלצות אלה צריכות להתבסס רק על המחקר שנערך והתוצאות שהתקבלו כתוצאה מכך. במקרה זה, אין לחזור על המסקנות, כלומר עם הדברים שהושגו בעבר, אשר הובאו בחלקם העיקרי של השטר.

הערה האנליטית (דוגמאות להלן) לא אמורה להכיל סתירות, במיוחד בחלק הסופי, יש לעקוב אחר הקשר הברור בין המסקנות לניתוח במסמך. אין "נאומים" אחרונים שאינם מוצדקים על ידי הטקסט לעיל, כלומר אין מסקנות אישיות.

שקול הערה אנליטית לדוגמא (דוגמה).

… על מנת לבטל את ההפסד ממכירות שנצפו בשנתיים האחרונות, יש לתכנן את הצעדים הבאים:

השפעה כלכלית צפויה

באיזה מועד צריך לקיים אירועים

נדרשת פעולה

אחראי

לא מומלץ להסיק מסקנות על יותר מדף A4 אחד.

חתימה ויישומים

בסוף המסמך נרשמים בהכרח עמדתו ושמו המלא (עם פענוח) של המחבר. אם הניתוח בוצע על ידי מספר אנשים, יש לציין אותם. מועד כתיבת הפתק והחתימה מודבק. אם המסמך מיועד למגוון רחב של אנשים או מועבר ליחידה מבנית אחרת של הארגון, תוכל לציין פרטי קשר לצורך משוב.

הערות אנליטיות (דוגמאות שסקרנו) עשויות להכיל יישומים. זהו מסמכים נוספים שעשויים להכיל גרפים ונתוני ביניים, רשימת מונחים ששימשו או נוסחאות לחישובים בהם השתמש המחבר. ניתן לציין רשימת הפניות, מידע שמהם היוו את הבסיס לניתוח.